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Nachdem Sie, als Administrator, eine Email bekommen haben sind einige wenige Schritte nötig, um das System fertig aufzusetzen.

1.      Loggen Sie sich mit dem Link in der Email ein. Dieser beinhaltet einen Token mit dem Sie sich einmalig anmelden können

2.      Vervollständigen Sie Ihre Daten und vergeben Sie ein Passwort.

3.      Nach dem Speichern werden Sie automatisch zur Anmeldeseite weitergeleitet

4.      Als Administrator genügen für den Login Email und Passwort; Fallmanager benötigen zusätzlich ein Keyfile. Dieses wird benötigt um Meldungen entschlüsseln zu können.

5.      Nach erfolgreichem Login sehen Sie das Dashboard. Als Administrator sehen Sie keine Meldungen, können aber einige Einstellungen vornehmen.

Der Default-Fallmanager

Damit das System live gehen kann, ist ein erster Fallmanager (auch Default-Clerk genannt) nötig. Mit Hilfe dieses Users sind Sie jederzeit in der Lage alle Fälle zu entschlüsseln. Wir empfehlen daher für den Default-Fallmanager keine personenbezogene Emailadresse zu verwenden, sondern eine allgemeingültige, die nur im Notfall verwendet wird.

An die Emailadresse wir eine Einladung versendet.

1.      Bestätigen Sie diese

2.      Vergeben Sie ein sicheres Passwort

3.      Laden Sie das Keyfile herunter

4.      Legen Sie alle Daten sicher für den Fall der Fälle ab

Weitere Nutzer anlegen

Als Administrator können Sie weitere Personen einladen. Diesen können Sie die Rolle Administrator oder Sachbearbeiter geben.

ACHTUNG: eine Emailadresse kann nur eine Rolle haben und nur in einer Unternehmensumgebung verwendet werden.

Daten für Impressum und Datenschutz ergänzen

Im Bereich Sites können Sie nun die nötigen Daten für das angezeigte Impressum und die Datenschutzerklärung vervollständigen.

Nachdem Sie eine Einladungsmail bekommen haben, klicken Sie bitte auf den in der Email enthaltenen Link.

Vergeben Sie anschließend ein sicheres Passwort.

WICHTIG: Laden Sie sich das angezeigte Keyfile herunter und legen Sie dieses sicher ab. Ohne das Keyfile können Sie nicht mehr auf die Meldungen zugreifen.

Zugriff für neue Fallmanager erteilen

Neue Fallmanager können zunächst nicht auf ältere Fälle zugreifen, da ihr Keyfile nicht in der Verschlüsselung des Falles enthalten ist.

Fallmanager mit Zugriffsrechten können mit Klick auf den Button „Freigabe erteilen“ neuen Fallmanagern Zugriff gestatten.

 Rechtliche Fristen

Im Gesetz gibt es zwei wichtige Fristen.

Innerhalb von einer Woche nach Eingang muss eine Meldung gelesen werden.

In dem Sie den Status von „open“ auf „in progress “ setzen, ist dies erfüllt.

Wir empfehlen zusätzlich einen Sachbearbeiter der Meldung hinzuzufügen.

Die zweite Frist ist, dass nach spätestens 3 Monaten nach Eingang, dem Melder ein aktueller Stand der ergriffenen Maßnahmen gegeben werden muss.

Daher fügen Sie bitte rechtzeitig und beim Ziehen des Falls auf „Closed“ eine entsprechende Rückmeldung bei den Nachrichten ein.

ACHTUNG: Nachrichten können vom Melder mit Hilfe einer Vorgangsnummer und seinem Keyfile eingesehen und beantwortet werden.

Wenn Sie eine Meldung machen möchten, gehen Sie bitte auf die von Ihrem Unternehmen bereitgestellten Link.

Klicken Sie dort auf „Meldung einreichen“.

Füllen Sie das Formular möglichst detailliert aus und fügen Sie ggf. Anhänge an.

WICHTIG: Beim Speichern werden Sie aufgefordert die Vorgangsnummer und ein Keyfile herunterzuladen und zu speichern. Ohne diese können Sie nicht mehr auf den Vorgang zugreifen um auf Kommentare, Rückfragen etc. zu reagieren.

In einem solchen Fall müssten Sie die Meldung erneut anlegen.

Sollte der Fall eintreten, dass der Zugriff mit Passwort und Zertifikat nicht klappt können Sie Ihren Administrator bitten den Account zu deaktivieren.

Dies geht in der Administratoransicht im Bereich Benutzer mit Hilfe des roten Symbols

ACHTUNG: damit wird das Zertifikatsfile des Fallmanagers ungültig!

Mit einem Klick auf das Briefsymbol wird anschließend eine neue Einladung versendet. 

Da alle Meldungen verschlüsselt sind, haben neue FallmanagerInnen erst einmal keinen Zugriff auf alte Fälle. 

Der Zugriff kann aber durch Fallmanager, die bereits Zugriff haben gestattet werden.

Gehen Sie hierfür in die entsprechende Meldung und klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol.

Jetzt können Sie die Meldung Ihren KollegInnen freigeben.

Gehen Sie hierfür in die entsprechende Meldung und klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol.

Mit dem Button Meldung schließen wird der Vorgang geschlossen. 

Es folgt noch eine Erinnerung ggf. einen abschließenden Kommentar für den Meldenden einzugaben.